Zarządzanie urlopami pracowników bardzo często wiąże się z chaosem organizacyjnym, ręcznym pilnowaniem limitów oraz koniecznością aktualizowania grafiku pracy w kilku różnych miejscach.
Właśnie dlatego w Cheftly wdrożyliśmy moduł wniosków urlopowych, który pozwala obsłużyć cały proces w jednym systemie — od konfiguracji sald urlopowych, przez składanie wniosków, aż po automatyczne uwzględnianie nieobecności w grafiku pracy.
W tym artykule pokazujemy krok po kroku, jak działa moduł urlopowy w Cheftly.
Jak rozpocząć pracę z modułem urlopowym?
Po pierwszym uruchomieniu modułu należy skonfigurować początkowe salda urlopowe pracowników. Dzięki temu system będzie poprawnie kontrolował wykorzystane, zaplanowane oraz pozostałe dni urlopowe.
Gdzie znaleźć konfigurację urlopów?
Aby przejść do ustawień:
- Kliknij Firma
- Otwórz zakładkę Pracownicy
- Wybierz konkretnego pracownika
- Przejdź do sekcji „Urlopy”
W tym miejscu dostępna jest konfiguracja wszystkich typów nieobecności przypisanych do pracownika.
Jak ustawić saldo urlopowe?
Przy każdym rodzaju nieobecności dostępna jest sekcja Saldo urlopowe.
Aby rozpocząć korzystanie z modułu:
- Kliknij przycisk „Ustaw saldo”
- Wprowadź aktualną liczbę dni przysługujących pracownikowi
- Zapisz zmiany
System automatycznie rozpocznie kontrolowanie:
- przyznanych dni,
- wykorzystanych urlopów,
- zaplanowanych nieobecności,
- pozostałego limitu.
Saldo urlopowe ustawiasz jednorazowo dla każdego pracownika. Po rozpoczęciu nowego roku kalendarzowego system automatycznie przyzna nową pulę dni urlopowych zgodnie z konfiguracją pracownika.
Co oznaczają wartości salda urlopowego?
W module dostępne są następujące informacje:
Przyznane
Liczba dni urlopu przyznanych pracownikowi w danym roku.
Przeniesione
Niewykorzystane dni urlopu przeniesione z poprzedniego okresu.
Wykorzystane
Wniosek został złożony i zaakceptowany przez Managera
Zaplanowane
Wniosek został złożony, ale jeszcze nie zatwierdzony przez Managera
Pozostało
Aktualna liczba dostępnych dni urlopowych.
Panel pracownika — składanie wniosków urlopowych
Po skonfigurowaniu sald pracownik może samodzielnie składać wnioski urlopowe bez konieczności kontaktowania się z działem kadr lub managerem.
Cały proces odbywa się bezpośrednio w systemie.
Jak pracownik składa nowy wniosek?
Aby dodać nowy wniosek:
- Przejdź do zakładki „Moje wnioski urlopowe”
- Kliknij przycisk „Nowy wniosek”
- Wybierz typ urlopu
- Ustaw zakres dat
- Wyślij wniosek do akceptacji
Po zapisaniu zgłoszenie automatycznie trafia do managera.
Co pracownik widzi w swoim panelu?
W panelu urlopowym pracownik może sprawdzić:
- dostępne dni urlopowe,
- wykorzystany limit,
- historię wniosków,
- status każdego zgłoszenia,
- podział według typów urlopów.
Dzięki temu wszystkie informacje dotyczące nieobecności znajdują się w jednym miejscu.
Statusy wniosków urlopowych
Każdy wniosek otrzymuje odpowiedni status.
Oczekujący
Wniosek został wysłany i oczekuje na decyzję.
Zatwierdzony
Wniosek został zaakceptowany przez managera.
Odrzucony
Wniosek został odrzucony.
Anulowany
Wniosek został anulowany przez managera.
Kontrola limitów urlopowych
System automatycznie kontroluje dostępność dni urlopowych przypisanych do pracownika.
To bardzo ważny element działania modułu.
Jeżeli manager lub administrator nie ustawi początkowego salda dla danego typu urlopu, pracownik nie będzie mógł złożyć takiego wniosku.
Dzięki temu:
- system eliminuje błędne zgłoszenia,
- zachowana jest poprawność ewidencji,
- firma posiada pełną kontrolę nad limitami urlopowymi.
Zarządzanie wnioskami przez managera
Po wysłaniu wniosku zgłoszenie trafia do panelu managera, gdzie może zostać zaakceptowane, odrzucone lub anulowane.
Cały proces odbywa się w jednym miejscu.
Gdzie manager znajdzie wnioski urlopowe?
Aby przejść do obsługi zgłoszeń:
- Otwórz zakładkę „Urlopy”
- Przejdź do sekcji „Wnioski urlopowe pracowników”
W tym miejscu manager ma dostęp do wszystkich zgłoszeń.
Widoki i filtrowanie wniosków
System automatycznie grupuje zgłoszenia według statusów:
- oczekujące,
- zatwierdzone,
- odrzucone,
- anulowane,
- wszystkie.
Manager może również filtrować wnioski według:
- pracownika,
- lokalizacji,
- statusu zgłoszenia.
To szczególnie przydatne w firmach posiadających wiele zespołów lub oddziałów.
Jak zatwierdzić lub odrzucić wniosek?
Po kliknięciu wybranego zgłoszenia manager widzi szczegóły wniosku:
- typ urlopu,
- liczbę dni,
- zakres dat,
- datę złożenia,
- wykorzystanie limitu,
- pozostały limit po akceptacji.
Na dole widoku dostępne są akcje:
- Zatwierdź
- Odrzuć
Manager może również dodać komentarz dla pracownika.
Automatyczna widoczność urlopów na grafiku pracy
Zaakceptowane nieobecności pojawiają się bezpośrednio w widoku grafiku.
Manager od razu widzi:
- typ nieobecności,
- zakres dat,
- pracowników przebywających na urlopie,
- dostępność zespołu.
Pozwala to szybciej planować zmiany i ogranicza ryzyko błędów organizacyjnych.
Dlaczego warto korzystać z elektronicznych wniosków urlopowych?
Elektroniczna obsługa urlopów pozwala uporządkować cały proces zarządzania nieobecnościami.
Najważniejsze korzyści:
- szybsza akceptacja wniosków
- automatyczna kontrola limitów
- mniej błędów w ewidencji
- pełna historia decyzji
- integracja z grafikiem pracy
- większa przejrzystość dla pracowników
- brak papierowych formularzy i Excela
Chcesz uporządkować obsługę urlopów w swojej firmie?
Sprawdź Cheftly i zobacz, jak działa moduł wniosków urlopowych:
https://cheftly.pl/
Polecamy również nasze artykuły o raportach czasu pracy i punktualności:
https://blog.cheftly.pl/jak-czytac-raport-czasu-pracy-instrukcja-krok-po-kroku/
https://blog.cheftly.pl/raport-punktualnosci-pracownikow-jak-go-analizowac/
FAQ
Czy pracownik może złożyć wniosek bez ustawionego salda urlopowego?
Nie. Jeśli manager nie skonfiguruje początkowego salda, pracownik nie będzie mógł złożyć takiego wniosku.
Czy zaakceptowany urlop automatycznie pojawia się w grafiku?
Tak. Po zatwierdzeniu wniosku system automatycznie aktualizuje grafik pracy.
Czy pracownik widzi status swojego wniosku?
Tak. Pracownik może na bieżąco sprawdzać status każdego zgłoszenia.
Czy można filtrować wnioski urlopowe?
Tak. System umożliwia filtrowanie według statusu, pracownika oraz lokalizacji.
Kto widzi urlopy w grafiku pracy?
Widoczność nieobecności posiadają wyłącznie managerowie.
