Układanie grafiku pracy bywa wyzwaniem, szczególnie wtedy, gdy pracownicy mają różne obowiązki, studia, dodatkową pracę lub ograniczoną dostępność w konkretnych dniach. W praktyce wiele firm nadal ustala takie informacje przez wiadomości prywatne, telefony lub komunikatory, co często prowadzi do chaosu organizacyjnego.
Właśnie dlatego w Cheftly pojawił się nowy moduł Preferencje grafiku, który usprawnia komunikację pomiędzy pracownikami a managerami oraz pomaga szybciej planować harmonogram pracy.
W tym artykule pokazujemy krok po kroku:
- czym są preferencje grafiku,
- jak pracownik może je dodać,
- jak działa widok managera,
- oraz jak wykorzystać preferencje podczas układania grafiku pracy.
Czym są preferencje grafiku?
Preferencje grafiku to funkcja umożliwiająca pracownikowi zgłoszenie swojej dostępności lub niedostępności w wybranych dniach i godzinach.
Pracownik może poinformować managera:
- że chce pracować w konkretnym terminie,
- że nie może pracować,
- lub wskazać konkretne godziny swojej dostępności.
Dzięki temu osoba układająca grafik otrzymuje dodatkową informację podczas planowania zmian.
Warto jednak pamiętać, że:
Preferencje mają charakter informacyjny i nie są wiążące dla managera.
Ostateczna decyzja dotycząca harmonogramu pracy zawsze należy do osoby układającej grafik.
Jak działa moduł preferencji w Cheftly?
Cały proces został podzielony na dwa etapy:
1. Pracownik dodaje preferencję
Pracownik może określić:
- dostępność,
- niedostępność,
- preferowane godziny pracy,
- lub dni, w których nie może pojawić się w pracy.
2. Manager widzi preferencję podczas układania grafiku
Wszystkie zgłoszone preferencje są widoczne dla managera w zakładce „Preferencje Grafiku”:
oraz w module zarządzania grafikiem:
Dzięki temu manager może:
- łatwiej planować zmiany,
- ograniczyć liczbę konfliktów w harmonogramie,
- oraz szybciej dopasować grafik do dostępności zespołu.
Jak dodać preferencję grafiku?
Dodanie preferencji zajmuje tylko chwilę.
Aby rozpocząć, pracownik powinien przejść do zakładki:
Preferencje grafiku → Moje preferencje
Następnie należy kliknąć na dany dzień w kalendarzu
Manager ma też możliwość by dodać preferencje za pracownika.
Dostępne typy preferencji
Podczas dodawania preferencji pracownik może wybrać jeden z dwóch typów.
Chcę pracować
Ta opcja informuje managera, że pracownik jest dostępny i może zostać uwzględniony podczas planowania zmian.
To rozwiązanie sprawdza się szczególnie wtedy, gdy:
- pracownik chce wziąć dodatkowe godziny,
- może pracować poza standardowym grafikiem,
- lub zależy mu na konkretnych dniach pracy.
Niedostępny
Ta opcja oznacza brak możliwości pracy w wybranym terminie.
Pracownik może wskazać:
- cały dzień,
- lub konkretne godziny niedostępności.
Dzięki temu manager już na etapie planowania grafiku widzi ograniczenia dostępności zespołu.
Powtarzalne preferencje
Cheftly umożliwia również ustawienie preferencji cyklicznych.
Oznacza to, że pracownik może automatycznie powtarzać wybraną preferencję, np.:
- w każdy weekend,
- w każdy poniedziałek,
- lub w wybrane dni tygodnia.
Dzięki temu nie trzeba dodawać tych samych informacji ręcznie każdego tygodnia.
Czy preferencja blokuje możliwość dodania zmiany?
Nie.
To bardzo ważne z punktu widzenia organizacji pracy.
Preferencja jest wyłącznie informacją dla managera i nie blokuje możliwości przypisania pracownika do zmiany.
Manager nadal podejmuje ostateczną decyzję dotyczącą grafiku pracy.
Czy inni pracownicy widzą preferencje?
Nie.
Preferencje grafiku są widoczne wyłącznie dla managerów oraz osób odpowiedzialnych za planowanie zmian.
Pozostali pracownicy nie mają dostępu do preferencji innych członków zespołu.
Preferencje grafiku a urlopy – jaka jest różnica?
To jedno z najczęściej zadawanych pytań.
Preferencja grafiku
- jest informacją dla managera,
- nie wymaga akceptacji,
- nie blokuje możliwości dodania zmiany,
- oraz ma charakter organizacyjny.
Wniosek urlopowy
- jest formalnym zgłoszeniem nieobecności,
- wymaga akceptacji managera,
- oraz wpływa na grafik pracy po zatwierdzeniu.
Po więcej informacji na temat urlopów w cheftly zapraszamy do poniższego artykułu:
https://blog.cheftly.pl/modul-wnioskow-urlopowych-w-cheftly-kompletny-przewodnik/
Dlaczego warto korzystać z preferencji grafiku?
W wielu firmach informacje o dostępności pracowników nadal przekazywane są:
- przez SMS,
- komunikatory,
- prywatne wiadomości,
- lub rozmowy telefoniczne.
Taki sposób organizacji często prowadzi do nieporozumień i utrudnia planowanie pracy.
Moduł preferencji w Cheftly pozwala uporządkować cały proces w jednym miejscu.
Najważniejsze korzyści:
Lepsza komunikacja z zespołem
Manager od razu widzi zgłoszoną dostępność pracownika.
Szybsze układanie grafików
Nie trzeba dodatkowo kontaktować się z pracownikami.
Mniej błędów organizacyjnych
Preferencje pomagają ograniczyć sytuacje, w których pracownik nie może pojawić się na zmianie.
Wszystkie informacje w jednym systemie
Cała komunikacja dotycząca dostępności znajduje się bezpośrednio w Cheftly.
Podsumowanie
Moduł preferencji grafiku w Cheftly usprawnia komunikację pomiędzy pracownikami a managerami oraz pomaga szybciej planować harmonogram pracy.
Pracownicy mogą wygodnie zgłaszać swoją dostępność lub niedostępność, a managerowie otrzymują wszystkie informacje bezpośrednio podczas układania grafiku.
To proste rozwiązanie, które pozwala ograniczyć chaos organizacyjny, poprawić planowanie zmian i usprawnić codzienną pracę zespołu.
Sprawdź Cheftly w praktyce
Zobacz również:
- Jak działa moduł wniosków urlopowych?
- Raport punktualności – jak analizować spóźnienia pracowników?
- Raport porównania grafiku z rzeczywistością – instrukcja krok po kroku
FAQ – najczęstsze pytania
Czy mogę dodać preferencję tylko na kilka godzin?
Tak. Preferencje można ustawić zarówno dla całego dnia, jak i dla konkretnych godzin.
Czy preferencje wymagają akceptacji managera?
Nie. Preferencja jest automatycznie zapisywana w systemie.
Czy manager może dodać zmianę mimo preferencji?
Tak. Preferencje mają charakter informacyjny i nie blokują możliwości zaplanowania zmiany.
Czy inni pracownicy widzą moje preferencje?
Nie. Preferencje są widoczne wyłącznie dla managerów.
Czy mogę zmienić wcześniej dodaną preferencję?
Tak. Preferencje można aktualizować lub usuwać w dowolnym momencie.
