Role i uprawnienia pracowników mają ogromny wpływ na bezpieczeństwo danych oraz sprawną organizację pracy w firmie. Wraz z rozwojem zespołu coraz ważniejsze staje się nie tylko szybkie układanie grafików, ale również precyzyjne określenie, kto może zarządzać pracownikami, zatwierdzać urlopy czy przeglądać raporty.
W ostatniej aktualizacji znacząco rozbudowaliśmy dwa moduły:
- Szablony godzin pracy,
- Role i uprawnienia użytkowników.
W tym poradniku pokażemy, jak działają nowe funkcje i w jaki sposób wykorzystać je w codziennej pracy.
Szablony godzin pracy – koniec z ręcznym wpisywaniem tych samych zmian
W wielu firmach grafik opiera się na powtarzalnych zmianach. Przykładowo:
- zmiana poranna: 08:00–16:00,
- zmiana popołudniowa: 13:00–21:00,
- zmiana nocna: 22:00–06:00.
Do tej pory manager podczas tworzenia grafiku często musiał wielokrotnie wpisywać te same godziny dla kolejnych pracowników.
Nowa wersja szablonów godzin pozwala przygotować gotowe wzorce zmian i wykorzystywać je podczas układania grafiku jednym kliknięciem.
Jak utworzyć szablon godzin?
Przechodząc do modułu szablonów możesz utworzyć dowolną liczbę gotowych zmian.
Dla każdego szablonu określasz:
- nazwę zmiany,
- godzinę rozpoczęcia,
- godzinę zakończenia,
- kolor wyświetlany na grafiku.
Przykład:
Zmiana poranna
- godziny: 08:00–16:00
- kolor: zielony
Zmiana popołudniowa
- godziny: 13:00–21:00
- kolor: niebieski
Po zapisaniu szablonu będzie on dostępny podczas tworzenia harmonogramu pracy.
Jak działają szablony podczas układania grafiku?
W trakcie planowania zmian wystarczy wybrać przygotowany wcześniej szablon.
Cheftly automatycznie:
- uzupełni godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- nada odpowiedni kolor zmianie,
- zapisze wszystkie ustawienia zgodnie z przygotowanym wzorcem.
Dzięki temu manager nie musi każdorazowo wpisywać godzin ręcznie.
Przy większych zespołach pozwala to zaoszczędzić nawet kilkadziesiąt minut przy każdym nowym grafiku.
Dlaczego warto korzystać z kolorów?
Kolory pełnią nie tylko funkcję estetyczną.
W praktyce pozwalają bardzo szybko rozpoznać rodzaj zmiany bez konieczności odczytywania godzin.
Przykładowo:
🟢 Zielony – zmiana poranna
🔵 Niebieski – zmiana popołudniowa
🟣 Fioletowy – zmiana nocna
Dzięki temu cały grafik jest bardziej czytelny zarówno dla managerów, jak i osób odpowiedzialnych za organizację pracy.
Role i uprawnienia – większa kontrola nad dostępem do danych
Drugą dużą zmianą jest rozbudowany moduł uprawnień.
Do tej pory w systemie dostępne były dwie podstawowe role:
- Manager,
- Pracownik.
Od teraz właściciel firmy może samodzielnie decydować, jakie dokładnie uprawnienia posiada każda z tych ról.
Dlaczego to ważne?
Nie każdy manager powinien mieć dostęp do wszystkich danych firmy.
Przykładowo kierownik zmiany może odpowiadać za:
- układanie grafików,
- zatwierdzanie urlopów,
- kontrolę obecności.
Jednocześnie nie musi mieć możliwości:
- zarządzania wydarzeniami,
- terminalami RCP,
Nowe uprawnienia pozwalają precyzyjnie określić zakres odpowiedzialności każdej osoby.
Jakie uprawnienia można przydzielać managerom?
Właściciel firmy może zdecydować, czy manager ma dostęp między innymi do:
- zarządzania działami i stanowiskami,
- zarządzania pracownikami,
- warunków zatrudnienia,
- grafików pracy,
- szablonów grafików i zmian,
- preferencji pracowników,
- ewidencji czasu pracy,
- raportów,
- terminali RCP,
- wniosków urlopowych,
- wydarzeń firmowych.
Dzięki temu można stworzyć role dopasowane do struktury organizacji.
Uprawnienia pracowników
Rozszerzyliśmy również możliwości konfiguracji kont pracowniczych.
Właściciel firmy sam decyduje, czy pracownik może:
- raportować własny czas pracy,
- zapisywać się na otwarte zmiany,
- składać własne wnioski urlopowe.
Pozwala to dostosować działanie systemu do procesów obowiązujących w konkretnej firmie.
Podsumowanie
Nowe szablony godzin oraz rozbudowany moduł uprawnień to kolejne funkcje, które mają jeden cel – uprościć codzienną pracę managerów.
Szablony pozwalają szybciej tworzyć harmonogramy pracy, a zaawansowane role i uprawnienia pomagają lepiej kontrolować dostęp do danych oraz obowiązków poszczególnych osób.
Jeżeli korzystasz już z Cheftly, zachęcamy do przetestowania nowych możliwości i dostosowania systemu do potrzeb swojej organizacji.
Sprawdź możliwości Cheftly:
https://cheftly.pl/
Przeczytaj również:
Preferencje grafiku pracy – jak działają w Cheftly?
Jak działa moduł wniosków urlopowych w Cheftly?
FAQ
Czy mogę utworzyć dowolną liczbę szablonów godzin?
Tak. Liczba szablonów nie jest ograniczona. Możesz przygotować osobne wzorce dla każdego typu zmiany.
Czy kolory szablonów są widoczne na grafiku?
Tak. Każdy szablon może posiadać własny kolor, który będzie wyświetlany bezpośrednio na harmonogramie pracy.
Czy mogę ograniczyć dostęp managera tylko do wybranych funkcji?
Tak. Właściciel firmy sam decyduje, do których modułów manager otrzyma dostęp.
Czy pracownik może samodzielnie składać wnioski urlopowe?
Tak, jednak właściciel firmy może zdecydować, czy takie uprawnienie będzie dostępne dla danej roli.
Czy mogę stworzyć własną rolę użytkownika?
Tak. Oprócz domyślnych ról możesz tworzyć własne zestawy uprawnień dopasowane do struktury organizacji.
