Samo uruchomienie modułu urlopowego to dopiero początek. Aby system działał poprawnie i odpowiadał zasadom obowiązującym w Twojej firmie, konieczna jest odpowiednia konfiguracja ustawień urlopów.
W Cheftly możesz nie tylko ustawić saldo urlopowe pracowników, ale również zdecydować:
- jaki jest roczny limit dni urlopowych,
- czy niewykorzystane dni mają przechodzić na kolejny rok,
- kiedy wygasają przeniesione dni,
- czy wybrane wnioski mają być zatwierdzane automatycznie,
- oraz czy dany typ urlopu ma działać bez limitu.
W tym poradniku krok po kroku pokazujemy, jak działają ustawienia urlopów w Cheftly i jak poprawnie je skonfigurować.
Gdzie znaleźć ustawienia urlopów?
Aby przejść do konfiguracji:
Firma → Pracownicy → Wybrać pracownika → Urlopy
W tym miejscu manager może zarządzać wszystkimi typami urlopów dostępnymi dla pracownika.
Po lewej stronie znajduje się lista typów urlopów, między innymi:
- urlop wypoczynkowy,
- urlop na żądanie,
- urlop bezpłatny,
- urlop macierzyński,
- urlop rodzicielski,
- urlop ojcowski,
- urlop szkoleniowy,
- opieka nad dzieckiem,
- zwolnienie lekarskie,
- praca zdalna,
- oraz inne typy dostępne w systemie.
Ustawienie salda urlopowego
Pierwszym krokiem konfiguracji jest ustawienie salda początkowego dla wybranego urlopu.
Bez ustawionego salda pracownik nie będzie mógł korzystać z danego typu urlopu.
W sekcji salda manager widzi między innymi:
- liczbę dni przyznanych,
- dni przeniesione z poprzedniego roku,
- dni wykorzystane,
- dni zaplanowane,
- pozostały limit.
Aby aktywować dany urlop:
- wybierz typ urlopu z listy,
- wpisz liczbę dni,
- kliknij „Zapisz”.
Limit roczny urlopu
Cheftly umożliwia ustawienie własnego rocznego limitu dni urlopowych dla konkretnego pracownika.
Opcja ta przydaje się szczególnie wtedy, gdy:
- pracownik ma indywidualne warunki zatrudnienia,
- obowiązuje inny wymiar etatu,
- firma stosuje własne zasady naliczania urlopów,
- pracownik posiada dodatkowe dni urlopowe.
W polu:
„Limit roczny (dni)”
możesz wpisać konkretną wartość, na przykład:
- 20 dni,
- 26 dni,
- 30 dni,
- lub dowolny inny limit.
Przenoszenie urlopu na kolejny rok
W wielu firmach niewykorzystany urlop przechodzi na kolejny rok kalendarzowy.
Cheftly pozwala automatycznie obsłużyć taki proces.
W ustawieniach możesz włączyć opcję:
„Przenoszenie”
Po jej aktywowaniu niewykorzystane dni zostaną automatycznie przeniesione do kolejnego roku.
To rozwiązanie pozwala zachować porządek i eliminuje konieczność ręcznego przepisywania sald urlopowych.
Data wygaśnięcia przeniesionych dni
System umożliwia również ustawienie daty wygaśnięcia przeniesionego urlopu.
Manager może określić:
- konkretny dzień,
- oraz miesiąc wygaśnięcia.
Dzięki temu można łatwo dopasować system do zasad obowiązujących w firmie lub wymagań wynikających z przepisów.
Przykład:
- przeniesione dni wygasają 30 września,
Po przekroczeniu wskazanej daty niewykorzystane dni mogą zostać automatycznie usunięte z salda.
Automatyczne zatwierdzanie wniosków
W Cheftly dostępna jest także opcja:
„Auto-zatwierdzanie”
Po jej aktywowaniu wybrany typ wniosku będzie akceptowany automatycznie, bez konieczności działania managera.
Rozwiązanie sprawdza się szczególnie przy:
- pracy zdalnej,
- delegacjach,
- wybranych typach nieobecności,
- wewnętrznych zgłoszeniach organizacyjnych.
Dzięki temu firma może znacząco przyspieszyć proces obsługi wniosków.
Dlaczego poprawna konfiguracja urlopów jest ważna?
Dobrze skonfigurowany moduł urlopowy pomaga:
- uniknąć błędów w rozliczeniach,
- kontrolować limity dni,
- automatyzować proces zatwierdzania,
- ograniczyć ręczne działania managerów,
- utrzymać porządek w dokumentacji,
- szybciej planować grafik pracy.
Dodatkowo wszystkie informacje są widoczne w jednym miejscu, co znacząco ułatwia zarządzanie zespołem.
Chcesz uporządkować proces zarządzania urlopami w swojej firmie?
👉 Sprawdź możliwości Cheftly:
https://cheftly.pl/
Przeczytaj również:
- Jak działa moduł wniosków urlopowych w Cheftly?
- Jak czytać raport czasu pracy
- Preferencje grafiku pracy – jak działają w Cheftly?
FAQ – najczęstsze pytania
Czy pracownik może złożyć wniosek bez ustawionego salda?
Nie. Jeśli saldo dla danego urlopu nie zostało ustawione, pracownik nie będzie mógł z niego skorzystać.
Czy mogę ustawić indywidualny limit urlopowy dla pracownika?
Tak. Cheftly pozwala ustawić własny limit roczny niezależnie od ustawień globalnych.
Czy niewykorzystany urlop może przejść na kolejny rok?
Tak. Wystarczy aktywować opcję przenoszenia dni urlopowych.
Czy można ustawić termin wygaśnięcia przeniesionego urlopu?
Tak. System umożliwia wskazanie dokładnej daty wygaśnięcia przeniesionych dni.
Jak działa automatyczne zatwierdzanie?
Po aktywacji system sam zatwierdza wybrany typ wniosku bez udziału managera.
